仅凭一张发票就可以入账吗

来源:燕园财税 作者:燕园管理会计学院 人气: 时间:2021-09-15
摘要:在实务工作中经常看到企业规定白条不可以报销,员工要报销必须有发票才可以,或者让员工找发票来领取奖金等,而会计则认为只要有了发票,就可以放心大胆的入账了。

  在实务工作中经常看到企业规定白条不可以报销,员工要报销必须有发票才可以,或者让员工找发票来领取奖金等,而会计则认为只要有了发票,就可以放心大胆的入账了。如果问他这样做对吗?他会一脸鄙夷的告诉你:当然对,这样做还能有什么问题,我一直这样做的没见有什么风险等等说辞。

  会计这样做也是有原因的。

  我们来看看《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定:不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。再看看《关于加强企业所得税管理的意见》(国税发[2008]88号)文件第二条第三款第3项规定:加强发票核实工作,不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据。

  有很多的财税从业人员,根据这两条规定,从而得出结论:要想在企业所得税税前扣除,就必须要有发票。有些税务稽查人员也是查账必查票,查税必查票。所以又进一步加深了发票在财税人员大脑中的地位。

  只要有发票就可以在企业所得税税前扣除,税法真是这样规定的吗?针对以上问题,我们来看看税法的具体规定:

  《中华人民共和国企业所得税法》(2018年版)第八条:企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。---这条规定里强调的是跟收入有关的,合理的支出就可以在企业所得税前扣除。没有说必须是发票才可以税前扣除呦。

  我们再看看:国家税务总局发布的《企业所得税税前扣除凭证管理办法》(国家税务总局公告2018年第28号)中的规定:本公告对税前扣除凭证的相关概念、适用范围、管理原则、种类、及各种情形的税务处理等予以明确。比如:

  第二条 本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时,证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生,并据以税前扣除的各类凭证。---本条规定对企业所得税法第八条做了强调,与收入有关的,合理的,并是“实际发生的”的支出才可以税前扣除。

  第四条 税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实,且支出已经实际发生;合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律、法规等相关规定;关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。---本条对真实性、相关性、合法性做了进一步的解释。

  第七条 企业应将与税前扣除凭证相关的资料,包括合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查,以证实税前扣除凭证的真实性。----这一条特别强调了税前扣除,不是只有一张发票就可以的,而是要留存相关资料,能够证明业务的真实性,相关性。

  第八条到第十条,强调了税前扣除凭证的来源分为内部凭证和外部凭证,而不是只有发票一种形式。内部凭证是企业自制的用于会计核算的会计原始凭证。外部凭证是包括但不限于发票(包括纸质发票和电子发票)、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等,同时规定了对增值税应税项目的小额零星业务可以不用发票。而是采用企业内部的自制凭证即可。这是国家根据当下社会经济中的实际情况给企业的一些优惠措施。

  另外如果企业实在是无法取得发票的实际支出,本办法也给与了规定:

  第十四条 规定当企业确实无法取得发票时,可凭以下资料证实支出真实性后,其支出允许税前扣除:

  (一)无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料(包括工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料);

  (二)相关业务活动的合同或者协议;

  (三)采用非现金方式支付的付款凭证;

  (四)货物运输的证明资料;

  (五)货物入库、出库内部凭证;

  (六)企业会计核算记录以及其他资料。

  前款第一项至第三项为必备资料。

  根据这条规定,企业实际发生了支出,但是由于对方单位实际注销等情况,使得企业确实无法取得发票,那么可以凭着这条规定,补足证据链,证明业务的真实性,就可以在企业所得税前扣除。

  所以通过以上的规定,我们可以看到,报销的费用想在企业所得税税前扣除,就要有一个证据链,证明这笔业务与企业取得的收入有关,而且是合理的、真实发生的。而仅仅依靠一张发票就认为可以在企业所得税税前扣除的观念是错误的。

  为了规避由于费用报销不规范带来的税务风险,企业应该完善内部控制体系,明确规定什么样的业务要提供什么样的证据,才可以报销。下面就简单介绍一些我们日常工作中经常遇到的一些业务需要完善的证据链:

  1、工资:要有相应人员的劳动合同、日常考勤记录,公司薪资制度,非现金支付的凭证,个税申报、社保申报记录等。

  2、房租:经营场所的租赁合同,非现金的支付方式,支付房租的发票。水电费的消耗凭证。

  3、差旅费:企业要在公司的财务制度中明确规定差旅费报销的标准、流程,以及差旅费补助的标准,差旅费补助的标准要参照省级政府机关制定的差旅费补贴标准,要有合法有效的凭证,证明出差人员的姓名、时间、地点、任务等及支付凭证,使得差旅费的证据链形成闭环。

  4、会议费:

  会议费证明材料应包括:

  (1)会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员签到的花名册;

  (2)会议材料(会议议程、讨论专件、领导讲话);

  (3)会议召开地酒店(饭店、招待处)出具的服务业专用发票。

  5、汽油费:企业给员工报销单汽油费,要有私车公用的租车协议,要有租车发票,要有非现金支付的的凭证。租车协议中要有明确的约定,哪些费用由企业负担,哪些费用由个人负担,报销油费的标准等。企业名下的汽车要在固定资产中体现,要有购车的相关证件及企业保险的报销等。

  当然,在日常的经营活动中还有很多的费用要发生,这里不一一列举了。但是有个原则要明确:所有入账的报销单据,都必须是与收入相关的,合理的,真实发生的。企业要保留与之相关的证据链。所以,仅凭借一张发票就做税前扣除凭证是非常危险的,不可取的。

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